En la actualidad se ha popularizado la contratación de trabajadores que desarrollan sus funciones a través de las tecnologías de la información y la comunicación. Es por esta razón que el Ministerio de Trabajo se ha ocupado de reglamentar las diferentes modalidades de contratación a distancia para que tanto empleadores como trabajadores conozcan sus derechos y den cumplimiento a sus obligaciones. Aquí le contamos cuáles son estas modalidades y respondemos las preguntas más frecuentes al respecto:
1. ¿En qué consiste cada una de estas modalidades?
- Trabajo en casa:Se trata de una autorización ocasional, temporal y excepcional que el empleador da al trabajador para desempeñar sus labores desde su casa debido a circunstancias extraordinarias que se espera sean superadas con el tiempo. No implica una modificación o afectación a los derechos y garantías de los trabajadores ni a las condiciones laborales acordadas al inicio de la relación contractual. Esta autorización podrá ser de máximo seis (6) meses, a menos de que persistan las circunstancias que dieron lugar a la habilitación de trabajo en casa, caso en el cual se mantendrá vigente hasta que desaparezcan dichas circunstancias.
- Teletrabajo: En esta modalidad, el trabajador desempeña sus funciones utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación (“TIC”) por lo que no se requiere la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo. Esta modalidad admite tres (3) tipos de teletrabajadores:
- Autónomo: Cuando el trabajador utiliza su propio domicilio o un lugar diferente al de la empresa acordado con el empleador, y acude esporádicamente a las oficinas de la empresa.
- Móvil: Cuando el trabajador se apoya en el uso de dispositivos tecnológicos móviles, pero no tiene un sitio fijo de trabajo y acude a las oficinas de la empresa ocasionalmente.
- Suplementario: Dependiendo de la necesidad del servicio, este trabajador labora entre la casa y las oficinas de la empresa.
- Trabajo remoto: Es una forma de ejecución de los contratos laborales en la cual se utilizan las tecnologías de la información y las comunicaciones (“TIC”) u otros medios similares. Es decir, el empleador y el trabajador no interactúan físicamente pues todas las etapas del contrato se ejecutan de forma virtual. Sin embargo, podrán pactarse situaciones excepcionales en las que se requiera la presencia física del trabajador en el lugar de trabajo.
2. Entonces, ¿en qué se diferencian?
La principal diferencia radica en que el trabajo en casa es la habilitación que otorga el empleador al trabajador para desarrollar sus funciones desde casa debido a la ocurrencia de una situación extraordinaria. Así, se trata de una autorización temporal, por lo que una vez se supere esta situación extraordinaria, el trabajador deberá volver a su lugar de trabajo. Por su parte, el trabajo remoto es completamente virtual y nunca hay un contacto físico entre el empleador y el trabajador salvo en circunstancias especiales. Por último, el teletrabajo implica la prestación del servicio a través de medios tecnológicos, pero con la posibilidad de que el trabajador acuda ocasionalmente al lugar de trabajo de acuerdo a lo que requiera la empresa.
3. ¿Deben constar por escrito?
Sí. Para el trabajo en casa, basta con la notificación por parte del empleador de la habilitación del trabajo en casa. Es decir, no se requiere modificar el contrato inicial ni celebrar uno nuevo. Sin embargo, esta notificación escrita deberá incluir determinada información como la situación que permite otorgar esta habilitación, el término de duración, las funciones que deberá desarrollar el trabajador, entre otros. Para el caso del teletrabajo y del trabajo remoto, sí es necesario que el contrato laboral indique claramente la modalidad elegida junto con todas las condiciones, obligaciones y derechos que tendrán las partes. Así, en caso de que se decida cambiar la modalidad de trabajo inicialmente pactada, deberá modificarse el contrato laboral inicial.
4. ¿En las tres modalidades se reconoce el derecho a la desconexión?
Sí, en las tres modalidades el empleador tiene la obligación de reconocer al trabajador el derecho a la desconexión laboral que busca garantizar el respeto a los tiempos libres y descansos de los trabajadores para que puedan gozar plenamente de estos espacios y concilien la vida personal y familiar con la laboral.
5. ¿Qué es el auxilio de conectividad digital?
Se trata de un cambio en la destinación del auxilio de transporte para aquellos trabajadores que se encuentren habilitados temporalmente para trabajar en casa, con el fin de facilitarles el acceso a los servicios de conectividad que requieran para continuar con el desempeño de sus labores desde sus residencias. Así, a los trabajadores que devenguen hasta dos salarios mínimos legales mensuales vigentes (2 SMLMV) y que se les reconozca el pago del auxilio de transporte, durante el tiempo que presten sus servicios bajo la habilitación de trabajo en casa recibirán este pago a título de auxilio de conectividad digital (artículo 10, Ley 2088 de 2021).
6. ¿En las tres modalidades de trabajo a distancia es obligatorio reconocer el auxilio de conectividad digital?
No, como se mencionó anteriormente este auxilio sólo debe reconocerse a los trabajadores que: (i) devenguen hasta dos (2) SMLMV, (ii) tengan derecho al auxilio de transporte, y (iii) estén desarrollando sus funciones bajo la modalidad temporal y transitoria de trabajo en casa.
Sin embargo, para el caso del teletrabajo es posible fijar, de mutuo acuerdo, un auxilio compensatorio de costos de servicios públicos como Internet, telefonía fija y móvil y energía. Es decir, el trabajador y el empleador podrán acordar el reconocimiento de este auxilio compensatorio y el valor del mismo, pues no es obligatorio. De forma similar, para el caso de los trabajadores remotos, también es libertad de las partes pactar el pago del auxilio compensatorio, pues tampoco es obligatorio. No obstante, en caso de que sí sea pactado, el monto no podrá ser inferior al valor que haya sido establecido para el auxilio de transporte.
7. ¿Es necesario que el empleador le suministre al trabajador elementos de trabajo?
Si bien el empleador podrá suministrar equipos y herramientas de trabajo adecuadas para el desarrollo de las funciones contratadas, también es posible pactar que el trabajador utilice sus propios equipos y herramientas. Adicionalmente, las partes podrán pactar un valor de compensación por el uso de estas herramientas propiedad del trabajador, pero NO es obligatorio pactarlo.
8. ¿Debe realizarse algún proceso ante la ARL?
Sí. Para cualquiera de las modalidades es necesario notificar a la ARL de la modalidad elegida, el lugar en el cual el trabajador desarrollará sus funciones, la jornada laboral y la clase de riesgo. Así mismo, en caso de que haya alguna modificación en esta información, también deberá informarse a la ARL.
9. ¿Deben ordenarse exámenes médicos ocupacionales a estos trabajadores?
Sí. El empleador debe ordenar la realización de evaluaciones médicas ocupacionales de ingreso, periódicas, retiro y post incapacidad, según corresponda, para identificar las condiciones de salud del trabajador. Estas evaluaciones podrán realizarse a través de telemedicina.
10. ¿Es necesario contar con alguna reglamentación especial en el Reglamento Interno de Trabajo frente a estas modalidades?
No, la implementación de estas modalidades no implica la obligación de adicionar o modificar el reglamento interno de trabajo.
11. ¿Se debe notificar al Ministerio de Trabajo?
Solo para el caso de los teletrabajadores, pues el empleador debe informar al Ministerio del Trabajo el número de teletrabajadores con los que cuenta su empresa, para lo cual debe diligenciar el formulario digital que el Ministerio estableció.
Para más información podrá consultar nuestras entradas sobre teletrabajo, trabajo en casa y trabajo remoto o puede contactarnos.
