Impulsando Futuros Juristas: BéndiksenLaw en el Concurso de Juicios Empresariales

En el ámbito empresarial, la ley establece las bases que guían el funcionamiento y la gestión de las empresas. Sin un entendimiento firme del marco jurídico, éstas podrían toparse con desafíos que frenen su trayectoria hacia el éxito. Por esto, eventos como el Concurso Estudiantil de Juicios Empresariales, organizado por la Cámara de Comercio de Bogotá, son cruciales pues proporcionan una plataforma donde la próxima generación de profesionales legales y empresariales pueden interactuar, aprender y crecer.

Este año, estamos honrados de anunciar que el socio director de BéndiksenLaw, Sebastián Béndiksen, participará como juez en el concurso que se llevará a cabo el viernes 27 de octubre. Con una trayectoria distinguida en el ámbito jurídico empresarial, Sebastián Béndiksen representa la dedicación, experiencia y compromiso de BéndiksenLaw hacia la excelencia y la educación continua. La participación de nuestro socio director como juez subraya la importancia que BéndiksenLaw pone en la conexión entre la academia y la práctica profesional. Este concurso es una oportunidad para que los estudiantes experimenten la aplicación práctica de los conceptos jurídicos en un entorno empresarial, mientras reciben retroalimentación valiosa de expertos en la industria.

En BéndiksenLaw, nos enorgullece ser parte de iniciativas que nutren el conocimiento y la colaboración entre los sectores jurídico y empresarial. Nuestra firma está comprometida con proporcionar soluciones legales excepcionales que satisfacen las necesidades únicas de cada cliente en el dinámico ambiente de negocios de hoy. Te invitamos a aprender más sobre cómo BéndiksenLaw puede asistirte en tus necesidades legales y cómo nuestra experiencia y enfoque colaborativo pueden proporcionar el apoyo jurídico que tu empresa necesita para prosperar.

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¿Es Posible Cambiar el Domicilio de una Sociedad Colombiana al Extranjero?

La Superintendencia de Sociedades recientemente resolvió una consulta con respecto al cambio de domicilio de una sociedad, específicamente frente al proceso de “re domiciliación transfronteriza”. Al respecto, afirmó que este proceso consiste en que una sociedad que cuenta con domicilio en determinado país, cambie su domicilio a otro país sin someterse a un proceso liquidatorio o fusionarse o escindirse con una sociedad extranjera. De acuerdo a lo anterior, afirmó que en Colombia las sociedades nacionales, aquellas que cuentan con domicilio en el país, no tienen la posibilidad de cambiar su domicilio a un país extranjero sin adelantar alguno de los procesos anteriormente mencionados. Es decir, no existe la posibilidad de realizar una re domiciliación transfronteriza. De igual manera, tampoco es posible que una sociedad extranjera cambie su domicilio a Colombia sin liquidarse, fusionarse o escindirse.

Siguiendo lo anterior, la Superintendencia afirmó que de acuerdo a la legislación colombiana solo es posible adelantar el cambio de domicilio dentro del territorio nacional. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que esta decisión de cambiar el domicilio de la sociedad requiere de una reforma a los estatutos por lo que es necesario que el máximo órgano social (asamblea de accionistas o junta de socios) se reúna y la apruebe. Posteriormente, la reforma deberá inscribirse en el Registro Mercantil. Para esto, basta con que las sociedades inscriban ante la Cámara de Comercio del domicilio de origen, el acta correspondiente en la cual consta la aprobación de la decisión de cambiar el domicilio de la sociedad. Finalmente, la Cámara de Comercio se encargará de trasladar las inscripciones que se encuentran en sus archivos a la Cámara de Comercio del nuevo domicilio.

Si tiene dudas al respecto, por favor contactarnos.

Nombramiento del Reemplazo del Representante Legal en SAS

El pasado 7 de junio de 2022 la Superintendencia de Sociedades se refirió a la renuncia del representante legal en Sociedades por Acciones Simplificada – SAS y el nombramiento de su remplazo. Al respecto, recordó que en primera medida se deberá consultar lo que se haya establecido en los estatutos sociales frente a la representación legal de la sociedad y el procedimiento que deberá seguirse para elegir un remplazo en caso de renuncia, remoción, incapacidad permanente, muerte, finalización del término estipulado o cualquier situación que implique que la persona natural o jurídica designada deje de ejercer el cargo. En caso de que no se haya estipulado nada, deberá aplicarse el Código de Comercio, especialmente a las disposiciones que rigen a la sociedad anónima.

Adicionalmente, el artículo 28 del Código de Comercio establece que debe inscribirse en el registro mercantil la designación de representantes legales de las sociedades. Así, una vez el remplazo del representante legal sea designado por el máximo órgano social, se deberá proceder con el registro ante la Cámara de Comercio del acta de la reunión en la cual se tomó esta decisión. Por lo anterior y siguiendo lo establecido en el artículo 442 del Código de Comercio, hasta que no se proceda tanto con el nombramiento como con la inscripción del acta, el representante legal saliente permanecerá en el registro mercantil a pesar de su renuncia o de cualquier situación que ponga fin a su cargo. Esto debido a que la cancelación del registro de su nombramiento solo es posible mediante la designación e inscripción del nuevo representante legal. Al respecto, la Superintendencia de Sociedades trae a colación la Sentencia C-621 del 2003 en la que la Corte Constitucional estableció que los órganos sociales encargados deberán realizar el nombramiento del remplazo en el término que establezcan los estatutos o, a falta de estipulación al respecto, dentro de los 30 días siguientes a la circunstancia que puso fin al nombramiento anterior. Así, durante este lapso de tiempo el representante legal registrado continuará ejerciendo su cargo con la plenitud de las responsabilidades y derechos que este conlleva. Sin embargo, en caso de que este término sea superado sin que se realice el nombramiento del remplazo correspondiente, el representante legal saliente deberá dar aviso a la Cámara de Comercio respectiva sobre esta situación. Una vez se efectúe este aviso, el representante legal saliente podrá apartarse de sus funciones y dejará de responder ante terceros, aún si su nombre sigue figurando en el registro mercantil.

Además, la superintendencia precisó que cuando el nombramiento del remplazo del representante legal no se efectúe en los términos mencionados, la persona designada como su suplente, si la hubiere, será la encargada de asumir sus funciones. En caso de que no se haya designado un suplente, el revisor fiscal podrá convocar al máximo órgano social para que designe a un nuevo representante legal.

Por otra parte, los accionistas de las sociedades que NO hagan parte del sector financiero podrán solicitar a la Superintendencia de Sociedades la convocatoria del máximo órgano social cuando este no se haya reunido en las oportunidades que los estatutos o la ley señalan. Sin embargo, para que proceda esta solicitud, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

  • Para el caso de las sociedades que no son vigiladas por la Superintendencia de Sociedades y que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior cuenten con: (i) activos iguales o superiores a 5.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes o (ii) ingresos iguales o superiores a 3.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes, la solicitud debe ser hecha por uno o varios accionistas que representen al menos el 10% del capital social.
  • Para las sociedades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades, es decir, aquellas que a diciembre 31 de 2021 cuenten con activos o ingresos totales superiores a 30.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes, podrán presentar esta solicitud: (i) los accionistas que representen no menos de la quinta parte de las acciones suscritas, salvo que los estatutos señalen algo diferente, caso en el cual prevalecerá lo señalado en estos o (ii) los acreedores sociales y las otras autoridades públicas en ejercicio de sus competencias legales. Adicionalmente, esta solicitud procederá no sólo cuando el máximo órgano social no se haya reunido en las oportunidades que los estatutos o la ley señalan, sino también cuando se hayan cometido irregularidades graves en la administración de la empresa que deban ser conocidas o subsanadas por este órgano o cuando el número de accionistas anteriormente mencionado lo considere necesario.

En caso de que tenga dudas frente a este o cualquier otro tema societario, no dude en contactarnos.

Guía Práctica: Depósito de Estados Financieros

El artículo 41 de la Ley 222 de 1995 establece que los estados financieros de las sociedades comerciales deben ser públicos, razón por la cual debe depositarse una copia de estos, junto con algunos documentos adicionales, en la Cámara de Comercio del domicilio social de la sociedad. De esta manera, la Cámara de Comercio podrá expedir una copia de los estados financieros a los terceros que lo soliciten y paguen los costos. Aquí resolvemos las dudas más frecuentes al respecto.

1.¿Quiénes están obligados a depositar esta información?

Todas las sociedades comerciales tienen la obligación de dar publicidad a sus estados financieros a través del depósito de los mismos ante la Cámara de Comercio del domicilio social de la compañía.

2.¿Esta obligación se cumple al renovar la matricula mercantil?

No, se trata de dos obligaciones diferentes. A pesar de que es necesario aportar cierta información financiera para poder renovar la matricula mercantil, esto no da cumplimiento a la obligación de depositar los estados financieros de la sociedad.

3.¿Qué información debe depositarse ante la Cámara de Comercio y cuál es el plazo para hacerlo?

El mencionado artículo 41 de la Ley 222 de 1995 establece que debe depositarse una copia de los siguientes documentos:

  • Los estados financieros de propósito general, que podrán ser básicos o consolidados[1], y que están conformados por:
    • El balance general,
    • El estado de resultados,
    • El estado de cambios en el patrimonio,
    • El estado de cambios en la situación financiera, y
    • El estado de flujos de efectivo.

  • Las notas a los estados financieros, y
  • El dictamen del revisor fiscal, si la sociedad cuenta con uno.

Adicionalmente, el artículo 41 establece que el plazo para realizar este depósito es dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados los estados financieros.

4 ¿Los estados financieros deben cumplir con algún requisito?

Los estados financieros se deben elaborar de conformidad con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Adicionalmente, el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 establece que los estados financieros deberán estar certificados por el representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado. Esta certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos y que las mismas se han tomado fielmente de los libros contables de la sociedad y cumplen con los requerimientos de los marcos técnicos normativos aplicables.  

Además de lo anterior, los estados financieros pueden presentarse en fotocopia simple o autenticada y deberán ser nítidos para que su contenido pueda ser consultado sin inconvenientes. Adicionalmente, se debe indicar el nombre y fecha de los documentos que se depositarán y estos documentos deberán estar suscritos por el representante legal de la sociedad y por el contador público que preparó los estados financieros o el revisor fiscal, en caso de que la sociedad cuente con uno.

5. ¿Cómo se realiza el depósito de esta información?

Se debe realizar el proceso de inscripción de los documentos mencionados anteriormente ante la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad y podrá hacerse de forma virtual o presencial, dependiendo de los servicios ofertados por la Cámara de Comercio que corresponda. Para esto, deberá presentarse una carta firmada por el representante legal de la sociedad en la que se manifieste que se realizará el depósito de los estados financieros y deberá realizarse el pago que corresponda por la inscripción de estos documentos.

6. ¿Existe alguna excepción a esta obligación? 

El artículo 41 establece que las distintas entidades que ejercen inspección, vigilancia y control podrán establecer casos en los cuales no se exija el depósito de esta información o se requiera un medio de publicidad adicional. A respecto debe recordarse que, por regla general, esta entidad es la Superintendencia de Sociedades, quien no ha establecido ninguna excepción o requisito adicional frente a esta obligación. Sin embargo, dependiendo del sector económico en el que se desarrolle la actividad de la sociedad, la entidad que vigila podrá ser diferente y podrían existir excepciones o requisitos adicionales. (Ej. la Superintendencia Financiera inspecciona y vigila a aquellas sociedades que desarrollan actividades que implican el manejo, aprovechamiento e inversión de recursos captados del público).

Por otra parte, este artículo establece que, en aquellos casos en los que las sociedades ya hayan depositado los estados financieros en Ia Superintendencia de Sociedades, ya sea por solicitud de esta entidad o porque están obligadas a presentar ante esta superintendencia sus estados financieros anualmente, no es necesario que sean depositados también en la Cámara de Comercio.

7. ¿Qué sucede si no se cumple con esta obligación?

La Superintendencia de Sociedades[2] ha establecido que la no preparación y difusión de los estados financieros puede dar lugar a que se impongan multas hasta de 200 salarios mínimos legales mensuales. Adicionalmente, los administradores y el revisor fiscal serán responsables por los perjuicios que causen a la sociedad, a los socios o a terceros por la no preparación o difusión de los estados financieros.

En caso de que tenga dudas frente a esta o cualquier obligación de su sociedad, no dude en contactarnos.

[1] Superintendencia de Sociedades, Oficio 340-036460 del 2 de agosto de 2004

[2] Superintendencia de Sociedades, Oficio No. 220-51734.

Eliminado Requisito de Pre-Rut para Crear Empresa en la Cámara de Comercio de Bogotá

Uno de los requisitos indispensables para crear una sociedad, abrir sucursales de una sociedad extranjera o inscribir entidades sin ánimo de lucro, es el diligenciamiento de un borrador del Registro Único Tributario – RUT, conocido como “pre-RUT” y su presentación ante la Cámara de Comercio. En este formulario se encuentra toda la información que permite la identificación de la persona jurídica y de las personas naturales que la conforman. Sin embargo, con la finalidad de simplificar y agilizar este proceso, la Cámara de Comercio de Bogotá y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) acordaron eliminar este requisito.

El diligenciamiento y presentación de este formulario “pre-RUT” representaba un proceso adicional pues debía ser revisado y aprobado por los funcionarios de la DIAN, lo cual implicaba un tiempo de espera mayor en la generación de la matricula mercantil. Sin embargo, gracias a esta decisión de eliminar el “pre-RUT”, ahora sólo es necesario diligenciar el formulario del Registro Único Empresarial y presentarlo ante la Cámara de Comercio de Bogotá de forma virtual o presencial, junto con los demás formularios y documentos exigidos según el tipo de empresa que se quiera crear. Una vez se presente esta solicitud, se obtendrá de forma automática e inmediata el Número de Identificación Tributaria - NIT, sin que se requiera ningún proceso adicional.

Es de resaltar que la eliminación de este requisito aplica únicamente para la Cámara de Comercio de Bogotá, es decir, en la ciudad de Bogotá y en los municipios de Cundinamarca en los que tiene jurisdicción. Sin embargo, se espera que en un futuro cercano más Cámaras de Comercio se unan a esta decisión con el fin de simplificar este trámite en todo el país.

En caso de que requiera más información, no dude en contactarnos.

Guía Práctica: Inscripción de Libros de Comercio Ante la Cámara de Comercio

De conformidad con el artículo 19 del Código de Comercio, es obligación de todos los comerciantes matricularse en el registro mercantil e inscribir todos los actos, libros y documentos que la ley exija. Específicamente, con respecto a los libros, el artículo 28 del Código de Comercio establece que deben inscribirse el Libro de Registro de Socios o Accionistas y el Libros de Actas de Asamblea o Juntas de Socios. Al respecto aclaramos algunas de las dudas más frecuentes: 

1.¿Cuáles son los libros que deben inscribirse y en qué consisten?

Los libros que deben inscribirse son dos: (i) el libro de registro de socios o accionistas y (ii) el libro de actas de asambleas de accionistas o juntas de socios. En estos libros, como su nombre lo indica, se deben hacer los registros de los accionistas o socios propietarios de la sociedad y las actas de reuniones que estos socios o accionistas realizan para discutir y decidir sobre asuntos de la sociedad.

De acuerdo con el artículo 56 del Código de Comercio, estos libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre y cuando las hojas o tarjetas estén numeradas y permitan su archivo en orden. También podrán llevarse en archivos electrónicos que deben garantizar la inalterabilidad, integridad, seguridad y conservación de la información.

2. ¿Dónde debe hacerse la inscripción y quién puede hacerla?

La solicitud de inscripción debe presentarse por el representante legal, o un tercero que cuente con poder válidamente otorgado para adelantar la inscripción, ante la Cámara de Comercio en la cual se encuentra matriculada la sociedad.

3. ¿Cuándo y cómo puede realizarse esta inscripción?

La inscripción de los libros puede solicitarse en cualquier momento y debe adelantarse en las sedes de la Cámara de Comercio en la cual se encuentre matriculada la sociedad. Sin embargo, para el caso de los libros electrónicos, la inscripción debe realizarse anualmente y puede adelantarse de forma virtual. 

4. ¿Dónde pueden adquirirse estos libros? 

En cuanto a la adquisición de los libros de registro de socios o accionistas y de actas de junta o asamblea, hay dos opciones:

  • Podrán comprarse en papelerías donde se encontrarán diferentes opciones que se acomodarán a las necesidades de la sociedad, variando en la orientación de las hojas, la cantidad de folios o páginas disponibles, entre otros.
  • Es usual que las Cámaras de Comercio presten el servicio de venta de hojas impresas y rubricadas, permitiendo que los comerciantes adquieran únicamente la cantidad de hojas que consideren necesarias y facilitando el proceso de enumerar y codificar las hojas, pues de esto se encarga la entidad. Así, no se tendría que comprar un libro completo, sino simplemente la cantidad de hojas que se requieran, debiendo guardarlas en carpetas que permitan su debido almacenamiento y custodia.

5. ¿Cómo deben presentarse los libros para su inscripción?

Los comerciantes deben presentar los libros en blanco, es decir, sin ningún tipo de información consignada, salvo la numeración consecutiva de las hojas incluyendo el código que se haya decidido adoptar, según se explica en el acápite siguiente, y el nombre del libro. Así mismo, las pastas de los libros deben rotularse con el nombre del libro y de la sociedad.

Con respecto a los libros electrónicos, basta con presentar la solicitud de inscripción de forma virtual, diligenciando la información solicitada por la Cámara de Comercio que corresponda, quien se encargará de revisar la solicitud y decidir sobre su procedencia.

6. ¿Qué documentos se deben presentar durante este proceso? 

Se debe presentar una solicitud por escrito firmada por el representante legal, en la que se especifique: (i) la fecha de la solicitud, (ii) la razón social, (iii) el NIT de la sociedad, (iv) el número de matrícula, (v) el nombre o destinación de los libros (libro de socios, accionistas, o actas), (vi) cantidad de hojas útiles de cada libro, (vii) la numeración consecutiva y (viii) el rango de numeración. En caso de que el libro tenga hojas removibles, se debe indicar el código que las identificará; este código debe tener entre uno (1) y seis (6) caracteres y podrá estar conformado por letras y/o números. Este código debe incluirse en cada una de las hojas del libro correspondiente. Como ejemplo, para el libro de accionistas se puede elegir el código “ACC” y para el libro de registro de actas el código “ACT”. En todo caso, podrá elegirse cualquier código que cumpla con el límite de caracteres mencionado y que esté conformado únicamente por letras y números. 

A pesar de lo anterior, es usual que las Cámaras de Comercio cuenten con un formato preestablecido que facilitará esta tarea pues solamente deberán llenarse los espacios en blanco con la información que requiere la Cámara. Este formato deberá estar firmado por el representante legal. Adicionalmente, en caso de que quien vaya a realizar la solicitud no sea el representante legal, debe presentarse también poder especial mediante el cual se le otorgue la facultad de presentar esta solicitud junto con copia de su documento de identidad. 

7. ¿Qué se debe hacer en caso de que se acabe el libro o se extravíe?

En caso de que ya se cuente con un libro inscrito pero se hayan utilizado todas las hojas, se debe adquirir un nuevo libro y presentar una nueva solicitud de inscripción. Así, es necesario diligenciar nuevamente el formato de solicitud de inscripción y presentar, junto con el libro nuevo, el libro anterior terminado o una constancia o certificación del revisor fiscal o del contador público de la sociedad en la que se informe de la terminación del libro o que está próximo a terminarse.

Por otra parte, en caso de que el libro se haya extraviado o destruido, debe también adquirirse un nuevo libro y diligenciar nuevamente el formato de solicitud de inscripción. Adicionalmente, debe anexarse copia del denuncio de extravío o destrucción presentado ante la autoridad competente en el que debe indicarse el nombre de la sociedad el nombre del libro y el número de registro ante la Cámara de Comercio de dicho libro.

En caso de que tenga dudas sobre este o cualquier otro trámite que deba adelantar ante la Cámara de Comercio, no dude en contactarnos.