Guía Práctica: Inscripción de Libros de Comercio Ante la Cámara de Comercio

De conformidad con el artículo 19 del Código de Comercio, es obligación de todos los comerciantes matricularse en el registro mercantil e inscribir todos los actos, libros y documentos que la ley exija. Específicamente, con respecto a los libros, el artículo 28 del Código de Comercio establece que deben inscribirse el Libro de Registro de Socios o Accionistas y el Libros de Actas de Asamblea o Juntas de Socios. Al respecto aclaramos algunas de las dudas más frecuentes: 

1.¿Cuáles son los libros que deben inscribirse y en qué consisten?

Los libros que deben inscribirse son dos: (i) el libro de registro de socios o accionistas y (ii) el libro de actas de asambleas de accionistas o juntas de socios. En estos libros, como su nombre lo indica, se deben hacer los registros de los accionistas o socios propietarios de la sociedad y las actas de reuniones que estos socios o accionistas realizan para discutir y decidir sobre asuntos de la sociedad.

De acuerdo con el artículo 56 del Código de Comercio, estos libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre y cuando las hojas o tarjetas estén numeradas y permitan su archivo en orden. También podrán llevarse en archivos electrónicos que deben garantizar la inalterabilidad, integridad, seguridad y conservación de la información.

2. ¿Dónde debe hacerse la inscripción y quién puede hacerla?

La solicitud de inscripción debe presentarse por el representante legal, o un tercero que cuente con poder válidamente otorgado para adelantar la inscripción, ante la Cámara de Comercio en la cual se encuentra matriculada la sociedad.

3. ¿Cuándo y cómo puede realizarse esta inscripción?

La inscripción de los libros puede solicitarse en cualquier momento y debe adelantarse en las sedes de la Cámara de Comercio en la cual se encuentre matriculada la sociedad. Sin embargo, para el caso de los libros electrónicos, la inscripción debe realizarse anualmente y puede adelantarse de forma virtual. 

4. ¿Dónde pueden adquirirse estos libros? 

En cuanto a la adquisición de los libros de registro de socios o accionistas y de actas de junta o asamblea, hay dos opciones:

  • Podrán comprarse en papelerías donde se encontrarán diferentes opciones que se acomodarán a las necesidades de la sociedad, variando en la orientación de las hojas, la cantidad de folios o páginas disponibles, entre otros.
  • Es usual que las Cámaras de Comercio presten el servicio de venta de hojas impresas y rubricadas, permitiendo que los comerciantes adquieran únicamente la cantidad de hojas que consideren necesarias y facilitando el proceso de enumerar y codificar las hojas, pues de esto se encarga la entidad. Así, no se tendría que comprar un libro completo, sino simplemente la cantidad de hojas que se requieran, debiendo guardarlas en carpetas que permitan su debido almacenamiento y custodia.

5. ¿Cómo deben presentarse los libros para su inscripción?

Los comerciantes deben presentar los libros en blanco, es decir, sin ningún tipo de información consignada, salvo la numeración consecutiva de las hojas incluyendo el código que se haya decidido adoptar, según se explica en el acápite siguiente, y el nombre del libro. Así mismo, las pastas de los libros deben rotularse con el nombre del libro y de la sociedad.

Con respecto a los libros electrónicos, basta con presentar la solicitud de inscripción de forma virtual, diligenciando la información solicitada por la Cámara de Comercio que corresponda, quien se encargará de revisar la solicitud y decidir sobre su procedencia.

6. ¿Qué documentos se deben presentar durante este proceso? 

Se debe presentar una solicitud por escrito firmada por el representante legal, en la que se especifique: (i) la fecha de la solicitud, (ii) la razón social, (iii) el NIT de la sociedad, (iv) el número de matrícula, (v) el nombre o destinación de los libros (libro de socios, accionistas, o actas), (vi) cantidad de hojas útiles de cada libro, (vii) la numeración consecutiva y (viii) el rango de numeración. En caso de que el libro tenga hojas removibles, se debe indicar el código que las identificará; este código debe tener entre uno (1) y seis (6) caracteres y podrá estar conformado por letras y/o números. Este código debe incluirse en cada una de las hojas del libro correspondiente. Como ejemplo, para el libro de accionistas se puede elegir el código “ACC” y para el libro de registro de actas el código “ACT”. En todo caso, podrá elegirse cualquier código que cumpla con el límite de caracteres mencionado y que esté conformado únicamente por letras y números. 

A pesar de lo anterior, es usual que las Cámaras de Comercio cuenten con un formato preestablecido que facilitará esta tarea pues solamente deberán llenarse los espacios en blanco con la información que requiere la Cámara. Este formato deberá estar firmado por el representante legal. Adicionalmente, en caso de que quien vaya a realizar la solicitud no sea el representante legal, debe presentarse también poder especial mediante el cual se le otorgue la facultad de presentar esta solicitud junto con copia de su documento de identidad. 

7. ¿Qué se debe hacer en caso de que se acabe el libro o se extravíe?

En caso de que ya se cuente con un libro inscrito pero se hayan utilizado todas las hojas, se debe adquirir un nuevo libro y presentar una nueva solicitud de inscripción. Así, es necesario diligenciar nuevamente el formato de solicitud de inscripción y presentar, junto con el libro nuevo, el libro anterior terminado o una constancia o certificación del revisor fiscal o del contador público de la sociedad en la que se informe de la terminación del libro o que está próximo a terminarse.

Por otra parte, en caso de que el libro se haya extraviado o destruido, debe también adquirirse un nuevo libro y diligenciar nuevamente el formato de solicitud de inscripción. Adicionalmente, debe anexarse copia del denuncio de extravío o destrucción presentado ante la autoridad competente en el que debe indicarse el nombre de la sociedad el nombre del libro y el número de registro ante la Cámara de Comercio de dicho libro.

En caso de que tenga dudas sobre este o cualquier otro trámite que deba adelantar ante la Cámara de Comercio, no dude en contactarnos. 

Nueva Regulación Para los Contratos de Trabajo Remoto

El pasado 9 de abril, a través del Decreto 555 de 2022, el Ministerio de Trabajo reguló las condiciones que deben ser tenidas en cuenta por empleadores, trabajadores y Administradoras de Riesgos Laborales – ARL, para casos en los que el trabajador preste sus servicios de forma remota. Esta modalidad de trabajo se conoce como trabajo remoto y es una forma de ejecución de los contratos laborales en la cual se utilizan las tecnologías de la información y las comunicaciones u otros medios similares. Es decir, el empleador y el trabajador no interactúan físicamente pues todas las etapas del contrato se ejecutan de forma virtual . Por lo anterior, las empresas que deseen implementar el trabajo remoto deben contar con un procedimiento que reconozca y respete los derechos y garantías de los trabajadores, así como promover el uso adecuado de las tecnologías de la información y la comunicación de tal forma que eliminen las barreras que puedan limitar el desarrollo del trabajo remoto. En este orden de ideas, este decreto establece nuevas obligaciones en cabeza de los empleadores remotos, quienes deben cumplir con el envío de una copia del contrato de trabajo remoto a la ARL junto con: (i) la información del lugar elegido para la prestación del servicio, (ii) cualquier cambio sobre el mismo, (iii) la jornada semanal, (iv) la clase de riesgo que corresponde a las labores a ser ejecutadas y (v) la clase de riesgo correspondiente a la empresa o centro de trabajo, así como diligenciar el formulario que la ARL establezca. Adicionalmente, en la metodología para identificar, evaluar, valorar y controlar los peligros y riesgos de los trabajadores de la empresa debe incluirse la modalidad de trabajo remoto para adoptar todas las acciones necesarias en su Plan de Trabajo anual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST.

Así mismo, el empleador debe informar a los trabajadores sobre los mecanismos de comunicación disponibles para reportar cualquier novedad relacionada con el desempeño del trabajo remoto, los accidentes de trabajo y enfermedades laborales. De igual manera, todo empleador debe ordenar la realización de evaluaciones médicas ocupacionales periódicas para identificar las condiciones de salud de los trabajadores remotos. Por último, el empleador debe suministrar a los trabajadores con equipos de trabajo seguros y medios de protección adecuados, y verificar de forma virtual las condiciones de higiene y seguridad industrial del lugar donde los trabajadores desarrollarán sus funciones.

Con respecto al contrato de trabajo remoto, este decreto establece que debe contener las funciones que desarrollará el trabajador y las condiciones físicas del puesto de trabajo. Además, el contrato debe indicar qué elementos de trabajo se entregarán al trabajador remoto para el desarrollo efectivo de sus funciones, la responsabilidad de la custodia de estos elementos, la forma en la que se entregarán y devolverán estos elementos por parte del trabajador y las medidas de seguridad informática que debe conocer y cumplir el trabajador remoto. Adicionalmente, se debe especificar el costo del auxilio que pagará el empleador para compensar el costo de los servicios de energía, Internet y/o telefonía utilizados en la prestación del servicio por parte del trabajador, el cual no puede ser inferior al valor del auxilio de transporte establecido por el Gobierno Nacional. El empleador y el trabajador también pueden pactar un valor mensual como compensación por el uso de herramientas de trabajo que sean de propiedad del trabajador.

Por otra parte, el empleador puede exigir al trabajador remoto que, de forma excepcional, asista presencialmente a la oficina o lugar de trabajo del empleador. Estas circunstancias excepcionales deben constar expresamente en el contrato de trabajo. Además, pueden pactarse horarios flexibles entre las partes y el empleador pueden implementar los mecanismos tecnológicos que correspondan para comprobar y verificar el efectivo cumplimiento de esta jornada, sin perjuicio del derecho de los trabajadores a la desconexión laboral.

En caso de que tenga dudas con respecto a estas obligaciones o cualquier asunto laboral, no dude en contactarnos para poderle brindar la asesoría que necesita.

[1] Artículo 3, Ley 2121 de 2021.