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De acuerdo con las disposiciones del Código de Comercio (C.Co.), los socios o accionistas de una sociedad deberán reunirse de forma ordinaria, por lo menos, una vez al año (Art. 181), sin que esto impida que se reúnan en más ocasiones de forma extraordinaria cuando se requiera. En esta reunión ordinaria se analiza la situación de la sociedad y se toman decisiones importantes al respecto. Por esto, resolveremos algunas de las dudas más frecuentes frente a su convocatoria y celebración, para los tipos societarios más comunes en Colombia.
1. ¿Cuándo debe celebrarse la asamblea de accionistas o junta de socios?
It must be held by the date established in the company’s by-laws. In case of silence, it must be held within the first three (3) months of the year, that is, until March 31st. However, in the event that the assembly has not been summoned prior to the meeting, it may meet by its own right on the first business day of April, at 10 a.m., in the offices of the main domicile where the administration of the company operates (Art. 422 C.Co.). The meeting of the assembly is also applicable in the case of SAS-type entities with a single shareholder.
2. ¿Cómo y quiénes deben convocarla?
De acuerdo con lo estipulado en el Código de Comercio (Art. 181 C.Co.), la asamblea deberá ser convocada de la forma y por la persona señalada para esto en los estatutos de la sociedad. Sin embargo, en caso de que no haya estipulación al respecto, los requisitos dependerán del tipo societario:
2.1 Sociedades por Acciones Simplificada (SAS)
Deberá ser convocada por el representante legal mediante comunicación escrita dirigida a cada accionista con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles. Sin embargo, los accionistas de las SAS podrán renunciar a su derecho a ser convocados mediante escrito dirigido al representante legal de la sociedad. Así mismo, se presumirá su renuncia a este derecho en caso de que asistan a la reunión aun cuando no hayan sido convocados, a menos que manifiesten su inconformidad con la falta de convocatoria antes de que la reunión se realice (Arts. 20 y 21, Ley 1258 de 2008).
2.2 Sociedades Anónimas
Deberá convocarse por el representante legal mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. Para las reuniones en que deban aprobarse los balances de fin de ejercicio, como debe suceder en la reunión ordinaria, la convocatoria se deberá hacer por lo menos con quince (15) días hábiles de anticipación. En los demás casos bastará una antelación de cinco (5) días comunes (Art. 424 C.Co.).
En este punto debe tenerse en cuenta que, de acuerdo al artículo 190 del Código de Comercio, en caso de que no se cumpla con los requisitos de la convocatoria, las decisiones tomadas en la asamblea o junta serán ineficaces. Sin embargo, serán válidas aquellas reuniones en las que se encuentren representados todos los asociados aún si no fueron previamente convocados, ya sea porque asistan personalmente o a través de apoderado (Art. 182 C.Co.).
3. ¿Qué información debe incluirse en la convocatoria?
De acuerdo con la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, en la convocatoria deberá incluirse, como mínimo, el nombre de la sociedad, el nombre y clase del órgano que convoca, la fecha, hora, ciudad y dirección en la que se celebrará la reunión. En caso de que se vaya a someter a consideración la fusión, escisión, transformación o cancelación de la inscripción en el registro nacional de valores o en bolsa de valores, esta información también deberá incluirse junto con la expresa mención de la posibilidad que tienen los socios de ejercer el derecho de retiro. Además de lo anterior, a pesar de que no sea obligatorio, se tiene como una buena práctica la indicación a los asociados de que tienen a su disposición todos los documentos relacionados con la aprobación de los balances para que puedan ejercer su derecho de inspección.
Adicionalmente, para el caso de las SAS deberá incluirse el orden del día, salvo estipulación en contrario en los estatutos. También podrá incluirse la fecha en que se celebraría una segunda reunión en caso de que no se pueda celebrar la primera por falta de quórum. Para este último punto deberá tenerse en cuenta que la segunda reunión no podrá ser fijada para una fecha anterior a los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de la primera reunión, ni posterior a los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de la primera reunión (Art. 20, Ley 1258 de 2008).
Por último, para el caso de reuniones no presenciales, la convocatoria deberá indicarse que la reunión se llevará a cabo bajo esta modalidad e indicar el medio o herramienta a través del cual se celebrará y la manera en la cual podrán acceder a la reunión los socios o sus apoderados.
4. ¿Dónde debe celebrarse esta reunión?
La reunión del máximo órgano social debe realizarse en el domicilio principal de la sociedad (Art. 186 C.Co.). En la SAS la asamblea de accionistas podrá reunirse en el domicilio principal o fuera de él, siempre y cuando se cumplan los requisitos de quórum y convocatoria previstos en la ley (Art. 18, Ley 1258 de 2008). Para el caso de reuniones no presenciales bastará con realizarla a través de cualquier medio que permita la deliberación y decisión por comunicación sucesiva o simultanea de todos los asistentes (Art.19, Ley 222 de 1995).
5. ¿Qué temas deberán abordarse y qué documentos deberán presentarse?
La Asamblea de accionistas o junta de socios se reúne con el fin de: (i) evaluar la situación de la sociedad, (ii) estudiar y aprobar las reformas estatutarias, (iii) designar los administradores y demás funcionarios de su elección, dentro de los cuales se encuentra el revisor fiscal en caso de que se superen los topes de ingresos o activos brutos establecidos en la Ley 43 de 1990, (iv) analizar los informes de los administradores, representante legal y revisor fiscal, (v) determinar las directrices económicas de la compañía, (vi) evaluar las cuentas y balances del último ejercicio a fin de aprobarlos o improbarlos, (vii) resolver sobre la distribución de utilidades y sobre la constitución de reservas ocasionales, (viii) acordar todas las políticas y acciones para asegurar el cumplimiento del objeto social y, en general, de las disposiciones estatutarias, y (ix) las demás finalidades señaladas por los estatutos o la ley (Arts. 187, 420 y 422 C.Co). Por último, la asamblea o junta podrá discutir cualquier otro tema o asunto adicional que considere necesario.
Así, de acuerdo con el artículo 46 de la Ley 222 de 1995, los administradores deberán presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación los siguientes documentos: (i) informe de gestión, (ii) los estados financieros de propósito general, junto con sus notas, cortados a fin del respectivo ejercicio, (iii) el proyecto de distribución de las utilidades repartibles, (iv) el dictamen sobre los estados financieros, y (v) los demás informes emitidos por el revisor fiscal o por contador independiente.
6. ¿Cuál es el quorum necesario para deliberar y la mayoría para tomar decisiones?
Para que pueda llevarse a cabo la reunión y los asistentes puedan deliberar, deberá asistir un número plural de socios o accionistas, sin embargo, esto dependerá del tipo de sociedad de la que se trate, así:
6.1 Sociedades Colectivas
A falta de estipulación expresa en los estatutos, deberá deliberarse con la mayoría numérica de los asociados cualquiera que sea su aporte (Art. 302 C.Co.).
6.2 Sociedades en Comandita Simple o por Acciones
Se delibera con la mayoría numérica de los gestores y con un número plural de socios comanditarios que representen por lo menos la mitad más una de las cuotas o acciones en que se divide el capital social (Art. 341 y 352 C. Co. - Art. 68, Ley 222 de 1995).
6.3 Sociedades de Responsabilidad Limitada
Se delibera con un número plural de socios que represente la mayoría absoluta de las cuotas en que se divide el capital social (Art. 359 C.Co.).
6.4 Sociedades Anónimas
La asamblea deliberará con un número plural de accionistas que represente, por lo menos, la mitad más una de las acciones suscritas, salvo que en los estatutos se pacte un quórum inferior (Art. 68, Ley 222 de 1995).
6.5 6.5 Sociedades por Acciones Simplificada (SAS):
Salvo estipulación en contrario en los estatutos, la asamblea podrá deliberar con uno o varios accionistas siempre que representen al menos la mitad más una de las acciones suscritas (Art. 22, Ley 1258 de 2008).
Para la toma de decisiones, se requiere una mayoría simple, es decir, la mitad más una de las acciones o cuotas presentes en la reunión, salvo que estatutariamente se establezcan mayorías diferentes. Para ciertas decisiones, la ley establece la necesidad de contar con una mayoría especial o calificada, tales como la reforma de los estatutos sociales o el cambio de tipo societario (Arts. 186 y 427 C.Co.). En caso de que no se cuente con el quorum necesario y no pueda llevarse a cabo la reunión, se citará a una nueva reunión que sesionará y decidirá válidamente con cualquier número plural de socios que asista, sin importar el número de acciones o cuotas representadas. Esta reunión no podrá celebrarse antes de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de la primera reunión ni después de lo treinta (30) días hábiles de la misma fecha (Art. 429 C.Co. y Art. 20, Ley 1258 de 2008).
Por último, debe tenerse en cuenta que las decisiones que se adopten con el número de votos requerido por los estatutos o la ley, obligarán a todos los socios, incluso a los ausentes o disidentes, y deberán constar en actas aprobadas por la junta o asamblea o por las personas que en esta misma reunión sean designadas para encargarse de esto (Arts. 188 y 189 C.Co.).
7. ¿Quiénes deben firmar las actas?
7.1 Reunión Presencial
Las actas deberán ser firmadas por las personas designadas como presidente y secretario de la reunión, y deberá hacerse referencia expresa a la fecha, hora y lugar de la reunión, la forma de convocatoria, la lista de asistentes, los asuntos tratados y los votos que se hayan obtenido en cada caso, las designaciones que se hayan realizado y la fecha y hora en la que se haya dado por finalizada la reunión (Art. 431 C.Co.).
7.2 Reunión No Presencial
De acuerdo con el artículo 21 de la Ley 222 de 1995, cuando la reunión no sea presencial, las actas deberán ser suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad, o si la sociedad no cuenta con uno, por alguno de los accionistas o socios. Así mismo, de acuerdo con el decreto 398 de 2020, para estas reuniones no presenciales, el representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión y deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, accionistas o sus apoderados.
Por último, todas las sociedades deberán anotar estas actas en orden cronológico en su libro de actas debidamente registrado (Art. 195 C.Co.).
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