De conformidad con el artículo 422 del Código de Comercio colombiano, las sociedades comerciales tienen la obligación legal de celebrar una reunión ordinaria de su asamblea general de accionistas o junta de socios por lo menos una vez al año. Esta reunión debe llevarse a cabo dentro de los tres (3) primeros meses del año calendario, lo que establece el 31 de marzo como plazo máximo para su realización.

La finalidad principal de la reunión ordinaria es examinar la situación integral de la sociedad, determinar las directrices económicas, considerar el estado de las cuentas del último ejercicio y adoptar las medidas necesarias para asegurar el debido cumplimiento del objeto social.

De acuerdo con la normativa vigente, durante el desarrollo de esta sesión deben abordarse y someterse a consideración los siguientes asuntos obligatorios:

• Informe de Gestión: Los administradores (representante legal y, si aplica, la junta directiva) deben presentar un informe detallado sobre la evolución de los negocios, la situación jurídica, económica y administrativa de la sociedad.
• Estados Financieros de Fin de Ejercicio: Se deben presentar, examinar y aprobar los estados financieros de propósito general, debidamente certificados y dictaminados, con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
• Dictamen del Revisor Fiscal: En las compañías obligadas a tener esta figura, es imperativo dar lectura al dictamen y a los informes del revisor fiscal sobre los estados financieros.
• Proyecto de Distribución de Utilidades: Se debe someter a consideración el proyecto para la distribución de las utilidades generadas o, de ser el caso, las propuestas para enjugar las pérdidas del ejercicio.

Es indispensable garantizar el cumplimiento del derecho de inspección de los accionistas o socios, el cual les permite examinar los libros, comprobantes y demás documentos de la sociedad dentro de los quince (15) días hábiles anteriores a la reunión (salvo que los estatutos en las Sociedades por Acciones Simplificadas - SAS dispongan un término distinto).

El incumplimiento de la convocatoria, la omisión en la celebración de la reunión dentro del término legal o la vulneración del derecho de inspección pueden derivar en sanciones administrativas por parte de la Superintendencia de Sociedades y afectar la validez de las decisiones adoptadas.

En BéndiksenLaw recomendamos a las compañías iniciar de manera oportuna la preparación de la información contable, financiera y de gestión, y efectuar las convocatorias en estricto cumplimiento de los plazos estatutarios y legales vigentes. Lo invitamos a contactarnos para recibir asesoría especializada y asegurar el cumplimiento normativo en la celebración de su reunión ordinaria.