De conformidad con el art\u00edculo 19 del C\u00f3digo de Comercio, es obligaci\u00f3n de todos los comerciantes matricularse en el registro mercantil e inscribir todos los actos, libros y documentos que la ley exija. Espec\u00edficamente, con respecto a los libros, el art\u00edculo 28 del C\u00f3digo de Comercio establece que deben inscribirse el Libro de Registro de Socios o Accionistas y el Libros de Actas de Asamblea o Juntas de Socios. Al respecto aclaramos algunas de las dudas m\u00e1s frecuentes: <\/p>\n\n\n\n
1.\u00bfCu\u00e1les son los libros que deben inscribirse y en qu\u00e9 consisten?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Los libros que deben inscribirse son dos: (i) el libro de registro de socios o accionistas y (ii) el libro de actas de asambleas de accionistas o juntas de socios. En estos libros, como su nombre lo indica, se deben hacer los registros de los accionistas o socios propietarios de la sociedad y las actas de reuniones que estos socios o accionistas realizan para discutir y decidir sobre asuntos de la sociedad.<\/p>\n\n\n\n De acuerdo con el art\u00edculo 56 del C\u00f3digo de Comercio, estos libros podr\u00e1n ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre y cuando las hojas o tarjetas est\u00e9n numeradas y permitan su archivo en orden. Tambi\u00e9n podr\u00e1n llevarse en archivos electr\u00f3nicos que deben garantizar la inalterabilidad, integridad, seguridad y conservaci\u00f3n de la informaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n 2. \u00bfD\u00f3nde debe hacerse la inscripci\u00f3n y qui\u00e9n puede hacerla?<\/strong><\/p>\n\n\n\n La solicitud de inscripci\u00f3n debe presentarse por el representante legal, o un tercero que cuente con poder v\u00e1lidamente otorgado para adelantar la inscripci\u00f3n, ante la C\u00e1mara de Comercio en la cual se encuentra matriculada la sociedad.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n 3. \u00bfCu\u00e1ndo y c\u00f3mo puede realizarse esta inscripci\u00f3n?<\/strong><\/p>\n\n\n\n La inscripci\u00f3n de los libros puede solicitarse en cualquier momento y debe adelantarse en las sedes de la C\u00e1mara de Comercio en la cual se encuentre matriculada la sociedad. Sin embargo, para el caso de los libros electr\u00f3nicos, la inscripci\u00f3n debe realizarse anualmente y puede adelantarse de forma virtual. <\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n 4. \u00bfD\u00f3nde pueden adquirirse estos libros? <\/strong><\/p>\n\n\n\n En cuanto a la adquisici\u00f3n de los libros de registro de socios o accionistas y de actas de junta o asamblea, hay dos opciones:<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n 5. \u00bfC\u00f3mo deben presentarse los libros para su inscripci\u00f3n?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Los comerciantes deben presentar los libros en blanco, es decir, sin ning\u00fan tipo de informaci\u00f3n consignada, salvo la numeraci\u00f3n consecutiva de las hojas incluyendo el c\u00f3digo que se haya decidido adoptar, seg\u00fan se explica en el ac\u00e1pite siguiente, y el nombre del libro. As\u00ed mismo, las pastas de los libros deben rotularse con el nombre del libro y de la sociedad.<\/p>\n\n\n\n Con respecto a los libros electr\u00f3nicos, basta con presentar la solicitud de inscripci\u00f3n de forma virtual, diligenciando la informaci\u00f3n solicitada por la C\u00e1mara de Comercio que corresponda, quien se encargar\u00e1 de revisar la solicitud y decidir sobre su procedencia.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n 6. \u00bfQu\u00e9 documentos se deben presentar durante este proceso? <\/strong><\/p>\n\n\n\n Se debe presentar una solicitud por escrito firmada por el representante legal, en la que se especifique: (i) la fecha de la solicitud, (ii) la raz\u00f3n social, (iii) el NIT de la sociedad, (iv) el n\u00famero de matr\u00edcula, (v) el nombre o destinaci\u00f3n de los libros (libro de socios, accionistas, o actas), (vi) cantidad de hojas \u00fatiles de cada libro, (vii) la numeraci\u00f3n consecutiva y (viii) el rango de numeraci\u00f3n. En caso de que el libro tenga hojas removibles, se debe indicar el c\u00f3digo que las identificar\u00e1; este c\u00f3digo debe tener entre uno (1) y seis (6) caracteres y podr\u00e1 estar conformado por letras y\/o n\u00fameros. Este c\u00f3digo debe incluirse en cada una de las hojas del libro correspondiente. Como ejemplo, para el libro de accionistas se puede elegir el c\u00f3digo \u201cACC\u201d y para el libro de registro de actas el c\u00f3digo \u201cACT\u201d. En todo caso, podr\u00e1 elegirse cualquier c\u00f3digo que cumpla con el l\u00edmite de caracteres mencionado y que est\u00e9 conformado \u00fanicamente por letras y n\u00fameros. <\/p>\n\n\n\n A pesar de lo anterior, es usual que las C\u00e1maras de Comercio cuenten con un formato preestablecido que facilitar\u00e1 esta tarea pues solamente deber\u00e1n llenarse los espacios en blanco con la informaci\u00f3n que requiere la C\u00e1mara. Este formato deber\u00e1 estar firmado por el representante legal. Adicionalmente, en caso de que quien vaya a realizar la solicitud no sea el representante legal, debe presentarse tambi\u00e9n poder especial mediante el cual se le otorgue la facultad de presentar esta solicitud junto con copia de su documento de identidad. <\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n